Czy szkolenie BHP wlicza się do czasu pracy?

Udział w szkoleniu BHP to obowiązek dotyczący każdego zatrudnionego, niezależnie od branży, zajmowanego stanowiska czy stażu. Wątpliwości pojawiają się jednak w momencie, gdy kurs zaplanowano w godzinach popołudniowych lub w dzień wolny. Pracownicy często zastanawiają się wówczas, czy poświęcony czas powinien zostać odzwierciedlony w wynagrodzeniu.

Czy szkolenie BHP wlicza się do czasu pracy? Odpowiedź na to pytanie regulują bezpośrednio przepisy Kodeksu pracy. Poniżej wyjaśniamy zasady rozliczania szkoleń wstępnych i okresowych, prawa przysługujące za kursy odbywane w weekendy oraz skuteczne metody egzekwowania należności od pracodawcy.

Szkolenie BHP a czas pracy w świetle Kodeksu pracy

Czy szkolenie BHP wlicza się do czasu pracy? Tak. Wlicza się do czasu pracy w pełnym wymiarze. Jest to ustawowy wymóg, a nie kwestia dobrej woli przełożonego czy wewnętrznych ustaleń w firmie. Przepisy są w tym zakresie precyzyjne i nie pozostawiają pola do interpretacji.

Podstawę prawną stanowi art. 237³ § 3 Kodeksu pracy, który brzmi:

„Szkolenia odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.”

Przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący, co uniemożliwia pracodawcy wprowadzanie odmiennych regulacji lub uzależnianie zapłaty od dodatkowych warunków. Czas poświęcony na kurs traktowany jest jak wykonywanie obowiązków służbowych, za które przysługuje standardowe wynagrodzenie. Firma pokrywa również wszelkie wydatki towarzyszące, takie jak opłaty za materiały dydaktyczne, egzaminy końcowe czy wydanie stosownych zaświadczeń.

Zasada ta nie przewiduje wyjątków dotyczących lokalizacji czy długości kursu. Zarówno krótkie instruktaże w siedzibie firmy, jak i całodniowe wyjazdy do zewnętrznych ośrodków szkoleniowych, są w całości zaliczane do czasu pracy pracownika.

Regulacje te dotyczą w równym stopniu szkoleń wstępnych, jak i okresowych, mimo różnic w ich częstotliwości i zakresie.

Rodzaje szkoleń BHP i ich rozliczanie

Polski system ochrony pracy wyróżnia kilka kategorii kursów, różniących się funkcją oraz wymaganą częstotliwością powtarzania. Każdy z nich generuje obowiązek zapłaty wynagrodzenia.

• Szkolenie wstępne – składa się z instruktażu ogólnego oraz stanowiskowego. Jego odbycie jest warunkiem koniecznym do dopuszczenia pracownika do obowiązków. Instruktaż ogólny (minimum 135 minut) obejmuje przepisy Kodeksu pracy, regulamin zakładu oraz zasady pierwszej pomocy, natomiast część stanowiskowa skupia się na zagrożeniach w konkretnym miejscu pracy.
• Szkolenia okresowe – służą aktualizacji i ugruntowaniu wiedzy. Odbywają się cyklicznie przez cały okres zatrudnienia, a ich częstotliwość uzależniona jest od zajmowanego stanowiska i stopnia zagrożenia.
• Szkolenia dodatkowe – organizowane są w sytuacjach zmiany stanowiska, wprowadzania nowych technologii lub maszyn, a także przy istotnych zmianach warunków pracy wpływających na poziom bezpieczeństwa.

Terminy ważności uprawnień są ściśle powiązane z charakterem wykonywanych zadań. Pracownicy administracyjno-biurowi zobowiązani są do odnawiania kursu nie rzadziej niż raz na 6 lat, natomiast osoby na stanowiskach robotniczych – co 3 lata.

W przypadku prac uznanych za szczególnie niebezpieczne interwał ten skraca się do roku. Kadra zarządzająca oraz pracodawcy muszą aktualizować wiedzę z zakresu bezpieczeństwa co 5 lat.

Nie pamiętasz daty swojego ostatniego instruktażu? Informację tę można zweryfikować w aktach osobowych lub dziale kadr. Pracodawca ma prawny obowiązek prowadzenia pełnej dokumentacji szkoleniowej, a pracownik posiada nieograniczone prawo wglądu do dotyczących go zapisów.

Najwięcej kontrowersji budzą sytuacje, w których kursy organizowane są poza ustalonym harmonogramem. Jakie regulacje obowiązują, gdy szkolenie wykracza poza standardowe godziny?

Szkolenie BHP poza standardowymi godzinami pracy – prawa pracownika

Firmy często decydują się na organizację kursów wieczorami lub w soboty, tłumacząc to trudnościami logistycznymi i koniecznością utrzymania ciągłości produkcji. Niezależnie od argumentacji i przyczyn takiej decyzji, uprawnienia pracownicze pozostają niezmienne.

Szkolenie odbywające się po zakończeniu dniówki lub w dniu wolnym od pracy generuje nadgodziny. Czas ten musi zostać zrekompensowany przez pracodawcę. Kodeks pracy przewiduje w tym zakresie dwie główne formy rozliczenia, zależne od terminu szkolenia:

• Szkolenie w dni robocze po godzinach – wiąże się z prawem do wynagrodzenia powiększonego o dodatek. Za nadgodziny przypadające w nocy, niedziele i święta przysługuje 100% stawki, natomiast w dni powszednie dodatek wynosi 50%.
• Szkolenie w dzień wolny od pracy (np. sobotę) – wymaga oddania pracownikowi całego dnia wolnego, nawet jeśli kurs trwał krócej niż standardowa dniówka (np. tylko 4 godziny). Czas ten powinien zostać odebrany w tym samym okresie rozliczeniowym. Dopiero gdy oddanie dnia wolnego nie jest możliwe, wypłaca się wynagrodzenie ze 100% dodatkiem.

Sytuację tę dobrze obrazuje przykład Anny, pracującej od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00. Pracodawca skierował ją na obowiązkowy instruktaż w piątek, w godzinach 17:00–20:00.

Za te trzy godziny Annie przysługuje normalne wynagrodzenie powiększone o 50% dodatek z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Pracownica może również, zamiast dodatku finansowego, złożyć wniosek o udzielenie czasu wolnego w wymiarze odpowiadającym przepracowanym nadgodzinom.

Odmienne zasady obowiązują, gdy szkolenie odbywa się w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (zazwyczaj w sobotę). Wówczas, nawet jeśli kurs trwał tylko 4 godziny, pracownikowi należy oddać pełny dzień wolny. Wypłata wynagrodzenia ze 100% dodatkiem jest dopuszczalna jedynie w sytuacjach, gdy udzielenie dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego okazało się niemożliwe.

Wymaganie uczestnictwa w zajęciach bez zapewnienia ustawowej rekompensaty stanowi naruszenie praw pracowniczych. Odbiór nadgodzin lub wypłata dodatków wynika wprost z przepisów, a nie z uznaniowości przełożonego.

Co jednak w sytuacji, gdy pracodawca ignoruje te regulacje?

Konsekwencje naruszeń i jak dochodzić swoich praw

Podmiot zatrudniający, który nie przestrzega przepisów dotyczących rozliczania czasu pracy szkoleniowej, naraża się na sankcje administracyjne. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) jest uprawniona do nałożenia kary grzywny w wysokości:

od 1 000 do 30 000 zł

Jest to standardowy wymiar kary za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. W sytuacjach rażących zaniedbań, takich jak uporczywe łamanie norm czasu pracy lub dopuszczanie do obowiązków osób bez ważnych uprawnień, konsekwencje finansowe mogą być znacznie dotkliwsze.

Jakie kroki podjąć, gdy firma odmawia zapłaty za czas szkolenia?

• Gromadzenie dowodów – kluczowe jest zachowanie wszelkiej korespondencji (e-maile, SMS-y) potwierdzającej polecenie udziału w szkoleniu poza godzinami pracy. Warto również notować dokładne daty i czas trwania kursów. Dokumentacja ta stanowi podstawę dowodową w przypadku sporu.
• Wezwanie do zapłaty – pierwszym krokiem powinna być oficjalna prośba o rozliczenie czasu pracy, poparta przywołaniem art. 237³ § 3 Kodeksu pracy. Często brak zapłaty wynika z nieznajomości przepisów przez kadrę zarządzającą, a wskazanie konkretnej podstawy prawnej wystarcza do rozwiązania problemu.
• Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy – w przypadku bezskuteczności wezwań, pracownik ma prawo złożyć skargę do PIP. Zgłoszenie może być anonimowe, a inspektorzy są zobowiązani do zachowania poufności danych skarżącego. Skargi przyjmowane są osobiście, listownie oraz poprzez formularz elektroniczny.

Świadomość przysługujących praw ułatwia negocjacje z przełożonymi. Większość firm, po otrzymaniu jasnego sygnału o nieprawidłowościach i ryzyku kontroli, decyduje się na uregulowanie należności, unikając tym samym wysokich kar administracyjnych.

Bezpieczeństwo i wynagrodzenie

W świetle obowiązujących przepisów, udział w szkoleniach BHP – zarówno wstępnych, jak i okresowych – stanowi integralną część stosunku pracy. Art. 237³ § 3 Kodeksu pracy gwarantuje, że czas ten jest w pełni płatny, a wszelkie koszty organizacyjne obciążają podmiot zatrudniający.

Każda godzina spędzona na instruktażu, również ta wykraczająca poza standardowy grafik, musi znaleźć odzwierciedlenie w wynagrodzeniu lub zostać zrekompensowana dniem wolnym.

Egzekwowanie tych uprawnień jest kluczowe dla zachowania równowagi w relacjach pracowniczych. W przypadku wątpliwości lub oporu ze strony pracodawcy, warto opierać się na konkretnych zapisach ustawowych, które jednoznacznie chronią interes ekonomiczny pracownika.